Uniconta Update 83

Financiële module

Inbox mappen

Mappen zijn geïntroduceerd in de inbox. Het is mogelijk om ontvangen documenten zo te categoriseren door ze naar verschillende mappen te slepen. Wilt u niet met mappen werken, dan kunt u ze simpelweg verbergen met de nieuwe menu knop “mappen verbergen”.

Verder is het mogelijk om meerdere documenten in de inbox te verzamelen in een zogenaamde “envelop”. Deze envelop kunt u dan koppelen aan de transactie.

Goedkeuringsflow

Een goedkeuringsworkflow is geïntroduceerd. Gebruikers kunnen nu documenten die ontvangen zijn in de inbox goedkeuren, afkeuren, opnieuw ter goedkeuring aanbieden aan een of meerdere fiatteurs. Documenten die goedgekeurd moeten worden kunt u benaderen door naar mijn profiel / goedkeuren te gaan.

U dient hiervoor wel de gebruikers ID te koppelen aan de medewerker (Bedrijf / Werknemers). Ook van het medewerkersscherm kunt u het goedkeuringsscherm openen.

Goedkeuren via e-mail

In de gebruikersinstellingen kunt u aangeven of de fiatteur een e-mail bericht dient te ontvangen als er een document goedgekeurd moet worden. Als er een document ter goedkeuring wordt aangeboden dan krijgt de desbetreffende fiatteur automatisch een e-mail. In de e-mail kan de fiatteur ook direct goedkeuren, afkeuren of in de wachtstand zetten. De fiatteur kan ook een notitie plaatsen. De fiatteur hoeft dus niet in te loggen in Uniconta maar kan dit gewoon via bijvoorbeeld outlook, office365, gmail o.d. doen.

Als het document eenmaal is goedgekeurd, afgekeurd of in de wachtstand gezet dan gaat de flow in Uniconta verder. De link / e-mail werkt daarna niet meer.

Opnieuw ter goedkeuring aanbieden

Vanuit de inbox is het mogelijk om een document opnieuw ter goedkeuring aan te bieden. Als u een notitie plaatst bij het opnieuw goedkeuren, dan zal het document met een hoge prioriteit worden gestuurd, zodat deze opvalt in de e-mails.

Valutakoerscorrecties

In het rekeningschema kunt u nu op een balansrekening definiëren of deze in een bepaalde valuta moet worden bijgehouden.

Doet u een koerscorrectie dan kunt u voor grootboekrekeningen, klantrekeningen en leveranciersrekeningen apart een koersverschillenrekening opgeven. Let wel de koersverschillenrekening moet wel gekenmerkt zijn (zie screenshot)

Boekstuknummer toewijzing

In de journaalinstellingen kan men definiëren hoe boekstuknummers worden toegewezen. Dit kon al “per balans” en “hetzelfde boekstuk voor het gehele journaal”. Nu kan men ook “per regel” selecteren

Datum interval

Als men nu een boeking vanuit een journaal wilt maken, dan zal Uniconta de datuminterval tonen. Dit zodat men zich bewust is van de datum interval waarmee vergissingen worden voorkomen.

Diversen

  • Kleine lay-out verbeteringen bij het printen van financiële overzichten
  • Koersen worden nu met 5 decimalen achter de komma opgeslagen in de koerstabel
  • Met de knop “verwijdering ongedaan maken” kan men verwijderde journaalregels weer terugroepen (mits men niet op ‘opslaan’ heeft gedrukt)
  • Vooruit betalingen worden niet meer meegenomen op aanmaningen en rentenota’s.

Module CRM & Logistiek

Documenten en logistiek

Documenten / bijlagen die op een verkoop en inkooporder worden geplaatst kunnen worden overgenomen als bijlage op de factuurboeking.

Documenten / bijlagen die op een productie order worden geplaatst kunnen worden overgenomen als bijlage op de voorraadtransactie van het eindartikel als de productie order wordt gereed gemeld.

Magazijnen en locaties in stuklijsten

Per stuklijst regel is het nu mogelijk om een magazijn en een locatie te selecteren. Als deze wordt ingevuld dan zal dit de default zijn waar Uniconta de artikelen of halffabrikaten van verbruikt. Wordt deze leeg gelaten dan wordt hetzelfde magazijn als het eindproduct gebruikt voor het afboeken van de basisartikelen of halffabrikaten.

Artikelfoto’s

Als men foto’s van artikelen als bijlage op slaat, dan krijgt deze vanaf versie 83 een uniek ID. In de artikelstamgegevens kan men selecteren welke foto kan worden gebruikt als standaard foto.

De standaard foto kan nu ook geprint worden op diverse documenten zoals offertes en orderbevestigingen.

Overal waar met artikelen wordt gewerkt, is nu ook de knop “Foto weergeven” beschikbaar.

Prijslijst voor EAN codes

Het is nu mogelijk om de EAN code op te nemen in prijslijsten. Hiermee maken we het mogelijk om orders en offertes in te geven (of te scannen) met behulp van een EAN code. Als de EAN code wordt gevonden in de prijslijst dan worden de desbetreffende gegevens (Artikelnummer, prijs, kortingen) overgenomen van de prijslijst.

Hiermee is het mogelijk gemaakt om verschillende prijzen per EAN code te registreren en bijvoorbeeld voor hetzelfde artikel maar in een andere verpakkingseenheid een prijs te definiëren.

Diversen

  • Heffingsgroepen kunnen nu ook op de artikelgroep geselecteerd worden. Dit wordt de default heffingsgroep als er geen heffingsgroep op het artikel is geselecteerd.
  • Batch en serienummer registratie gaat nu simpeler doordat de registratiescherm in sync loopt met de orderregels.
  • In de logtabel kan men nu ook voorraadwijzigingen loggen.
  • Uniconta onthoudt nu correct of subschermen moeten synchroniseren of niet.
  • In de prijslijst is het nu mogelijk om met 5 varianten per artikel werken (dit was voorheen 2)
  • het is mogelijk gemaakt om gebruikersvelden te maken in prijslijsten!
  • Abonnementen kunnen nu ook gefactureerd worden per jaar, per 2 jaar en per 3 jaar.
  • Men kan in productieorders nu, net zo als op inkoop- en verkooporders ook de “bewerk alle” gebruiken

Projectmodule

Hoofd en Masterproject

In Uniconta kan men met hoofdprojecten en subprojecten werken. Echter als er met meerdere niveaus wordt gewerkt dan is het in rapportages en dashboards bijvoorbeeld lastig te herkennen welke subprojecten bij welke projecten bij welke hoofdprojecten horen. Om die reden is er een nieuw veld gemaakt met de label “masterproject”

Projectfactureringsmethode

Als men in de projectenmodule gebruik maakt van hoofd en subprojecten, dan kan men nu ook selecteren of het subproject individueel, op hoofdprojectniveau of niet gefactureerd moet worden.

Diversen

  • Het is nu mogelijk om voor artikelen die worden gebruikt in of op een project ook het batch- en/of serienummer te registreren.
  • Het is nu mogelijk gemaakt om zogenaamde nul-facturen te maken. Dit is voornamelijk bedoeld om onder handen werk posities te boeken bij een maandafsluiting. De nul-factuur wordt als klanttransactie getoond.
  • In Uniconta is het mogelijk om voor of op projecten inkopen of leveringen te boeken. Het is nu mogelijk gemaakt om inkoop en verkooporders die gelinkt zijn aan een project makkelijk te linken naar andere (sub)projecten of zelfs naar de project te verwijderen, zodat het een normale order wordt.

Technisch

E-mail afhandeling

men kan er nu voor kiezen om e-mails vanuit een gebruiker en met diens naam te versturen. Hiervoor dient het wachtwoord per gebruiker en per administratie in Uniconta opgeslagen te worden. Verder dient de gebruikers-id gekoppeld te worden aan een medewerker.

Dit wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en is niet te benaderen via een API.

REST-Api for Uniconta

Hoewel we onze .NET Api hebben, moeten we toegang hebben tot onze functies via “standaard webprotocollen”. Tot nu toe hebben we OData gegevens van Uniconta laten lezen, maar nu hebben we onze OData-server gebouwd om ook te kunnen invoegen, updaten en verwijderen. We blijven methoden toevoegen, zodat we ook facturen kunnen bijwerken, journaals posten en nog veel meer functies die kunnen worden bereikt via onze .NET-API.

Diversen

  • het is nu mogelijk om dashboards in het menu te plaatsen. Gebruik hiervoor het argument “Dashboard”.
  • Bedragen in draaitabellen gebruiken nu een juiste notatie.
  • Het veld Postcode is vergroot van 10 naar 12 karakters. Als men nu bijvoorbeeld 3905pe,7 intypt dan zoekt Uniconta het juiste adres erbij, met de vergroting kunnen we ook huisnummers als 126A registreren.
  • Bijlagen met een link als opslaglocatie worden nu geopend met een browser