Microsoft Teams – 8 Tips en Trucs

Tip 1: Zet de juiste gegevens in je profiel

Het lijkt een open deur maar we komen heel vaak tegen dat informatie in de profielen bij oplevering correct is en een paar maanden verder is er een hoop gewijzigd, alleen niet in de profielen! Hoe vervelend is het als je een collega wil bereiken maar je moet eerst overal zoeken naar het juiste telefoonnummer. Hoe doe je dat? Je kan als je op het icoontje rechtsboven klikt kiezen voor het wijzigen van je gegevens. Daarnaast kan je hier je ook afmelden, je afbeelding wijzigen en berichten zien die je hebt opgeslagen.

Tip 2: Op welk moment een Team?

Wanneer maak je nou een Team aan? Moeten we niet waken dat we overal een Team voor aanmaken? Wordt het niet onoverzichtelijk met alle Teams? Om helder te krijgen of je een Team moet of kan aanmaken hebben we een aantal vragen. Kan je op 1 van de volgende vragen positief antwoorden dan kun je een Team aanmaken zonder er bang voor te zijn dat het overdreven is.
– Wordt er vaak over 1 bepaald onderwerp gepraat? – Werk je met meerdere mensen aan een project of opdracht? – Is het makkelijk dat alle informatie gedeeld wordt en gevolgd kan worden? – Wil je meer interactie op het onderwerp met gesprekken?

Tip 3: De Start

Een goede Team site vraagt om aandacht en inzicht. Door het toevoegen van bijvoorbeeld een welkomstboodschap geef je iedereen gelijk een goede start binnen het Team. Geen bijvoorbeeld aan waarvoor het Team bedoelt is en vraag de teamleden zich voor te stellen. Daarnaast kan je daarin goed de verwachtingen van het Team uitspreken voor een goede samenwerking.

Tip 4: Meerdere eigenaren per Team

Het advies van ons is om per Team minimaal 2 eigenaren te maken. Stel 1 van de eigenaren gaat uit dienst, is ziek of anders verhinderd kan de collega alles nog aanpassen. Als dit niet kan gebeuren verliest een Team snel de aandacht omdat het niet werkt / niet actueel gehouden is.

Tip 5: Overzicht

Als je veel met verschillende Microsoft Teams werkt kan je snel het overzicht kwijt raken. Daarom is het belangrijk om vanaf de inrichting van Teams het overzicht overzichtelijk  te houden. Maak hiervoor duidelijke afspraken of je het alfabetisch doet, numeriek, verwijst naar projectnummers etc. Dit geldt niet alleen voor de Teams maar ook voor kanalen en tabbladen.

Tip 6: Werk veilig met Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt je diverse mogelijkheden om veilig online te werken, zoals:
– Beheerders kunnen voor je instellen dat foto’s niet mogen worden opgeslagen op bijvoorbeeld een telefoon of lokale werkplek. – Met Advanced Threat Protection bescherm je de gegevens tegen bedreigingen die van buitenaf kunnen komen. – Via de optie Data Loss Prevention (DLP) kan voorkomen worden dat privacy gevoelige informatie naar buiten de organisatie gestuurd kan worden.

Tip 7: Beleidsregels

Als je met Teams werkt, werk je vaak samen met meerdere mensen aan meerdere Teams, dan wel binnen of buiten de eigen organisatie. Om Teams goed werkbaar te houden moet je nadenken over een beleid en een levensduur beleid. Door het (automatische) instellen van beleid houd je eenvoudig het overzicht. Je hebt controle over de complete Microsoft Teams Lifecycle:

– Het aanmaken van een team (iedereen of een selecte groep binnen je organisatie).
– Het toevoegen van leden en eigenaren.
– Het configureren van de team en kanaal instellingen.
– Het installeren van apps.
– Het toevoegen van tabs.
– Het archiveren of verwijderen van een team.

Tips 8: Gasttoegang

Werk je vaker met mensen van buiten de eigen organisatie? Dan is het mogelijk om gasten uit te nodigen om deel te nemen aan je Team. Uiteraard hebben deze gasten minder rechten binnen je eigen organisatie. Zij kunnen geen nieuwe Teams aanmaken of je organigram bekijken. Maar let wel op met gasten. Wees je er goed van bewust en maak de mensen binnen je organisatie bewust van de aanwezigheid van externe deelnemers in een Team. Daarnaast vraagt het om goed beheer. In het Teams Admin center zie je precies welke Teams gasten bevatten.

Wil je meer weten over Microsoft Teams? Wil je weten wat de mogelijkheden en voordelen zijn voor jouw organisatie en de partijen waarmee je samenwerkt? Laat het ons weten! We delen graag onze Microsoft Teams tips en ervaringen met je.